Huishoudelijk Reglement

Artikel 1: Algemeen

Het Huishoudelijk Reglement kan alleen worden gewijzigd door een besluit van de Algemene Ledenvergadering. Daartoe volstaat de volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.

Artikel 2: Lidmaatschap

2.1 Leden van de vereniging zijn zij die worden genoemd in artikel 3 van de Statuten. Men kan lid worden na digitale aanmelding bij het secretariaat (ledenadministratie: secretariaat@nedvertorrevieja.com) onder opgave van personalia, adres, geboortedatum en e-mailadres. De toelating tot het lidmaatschap kan geschieden na betaling van de contributie. De toelating wordt per e-mail bevestigd, waarbij tevens de Statuten en het Huishoudelijk Reglement worden meegezonden.

Artikel 3: Voertaal Nederlands en adreswijziging

3.1 De voertaal van de vereniging is het Nederlands.

3.2 Een adreswijziging dient zo spoedig mogelijk per e-mail aan de ledenadministratie te worden doorgegeven.

Artikel 4: Contributie en schorsing, opzegging of royement

4.1 De gewone leden dienen vóór 1 januari van het komende verenigingsjaar de contributie voor dat verenigingsjaar te betalen. Natuurlijke personen die zich tijdens het verenigingsjaar aanmelden als lid, kunnen door het bestuur worden toegelaten tot het lidmaatschap nadat betaling van de contributie heeft plaatsgevonden. Bij aanmelding voor het lidmaatschap ná 1 september dient het lid per maand 1/10 van de contributie te betalen, inschrijfgeld alsmede de contributie voor het komende jaar. Indien betaling van de contributie door gewone leden niet voor 1 januari van het nieuwe verenigingsjaar heeft plaatsgevonden, worden alle lidmaatschapsrechten vanaf 1 januari opgeschort. Indien betaling van contributie voor 1 april van het betreffende verenigingsjaar niet heeft plaatsgevonden, kan het bestuur het lidmaatschap met onmiddellijke ingang opzeggen. Meldt een voormalig lid zich weer aan na verloop van tijd, dan ontvangt hij/zij een nieuw lidmaatschapsnummer en is hij/zij opnieuw administratiekosten verschuldigd.

4.2 Beëindiging van het lidmaatschap tijdens het verenigingsjaar leidt nimmer tot gehele of gedeeltelijke restitutie van de betaalde contributie.

4.3 Indien naar de mening van het bestuur een lid of meerdere leden het bepaalde in artikel 5.1 sub c en d van de Statuten niet nakomt, kan dat lid daarop door het bestuur schriftelijk of mondeling worden geattendeerd. Indien dit niet het gewenste resultaat heeft, kan dat lid worden geroyeerd. In dat geval wordt het lid schriftelijk in kennis gesteld van: het voornemen van het bestuur tot royement, de feiten waarop dit voornemen is gebaseerd. Vervolgens wordt het lid in de gelegenheid gesteld door het bestuur te worden gehoord alvorens op een eventueel royement wordt beslist.

4.4 Een royement wordt schriftelijk aan het lid medegedeeld. Binnen vier weken na dagtekening van de schriftelijke mededeling kan het lid schriftelijk bij de Algemene Ledenvergadering beroep aantekenen tegen dit besluit. In de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering zal het beroep worden behandeld. Binnen twee weken daarna zal het lid schriftelijk de beslissing vernemen en de motivering daarvan. Tegen de beslissing op dit beroep zal geen hogere voorziening binnen de vereniging mogelijk zijn. Vanaf de datum van verzending van het voornemen tot royement tot de definitieve beslissing blijft het lid verstoken van al zijn rechten als zodanig.

Artikel 5: De Algemene Ledenvergadering

5.1 De Algemene Ledenvergadering wordt door het bestuur bijeengeroepen door middel van een digitale oproep aan ieder lid ten minste vier weken vóór de datum waarop de vergadering zal worden gehouden. Deze oproep moet vergezeld gaan van een agenda met de te behandelen onderwerpen. De financiële verslaggeving en overige van belang zijnde stukken dienen ten minste twee weken voorafgaande aan de vergadering digitaal aan de leden te worden toegezonden dan wel ter inzage te liggen voor de leden.

5.2 Toegang tot de Algemene Ledenvergadering hebben alle gewone leden, ereleden en leden van verdienste. Hun tegenwoordigheid moet blijken uit de naam en geplaatste handtekening op de aanwezige presentielijst. Geen toegang hebben geroyeerde en geschorste leden. Bij de behandeling van een royement kan alleen het desbetreffende lid of diens vertegenwoordiger in de Algemene Ledenvergadering daarover het woord voeren. Door het bestuur geschorste bestuursleden kunnen bij de behandeling van de schorsing in de Algemene Ledenvergadering zich ter vergadering verantwoorden en/of verweren.

5.3 Conform artikel 11 van de Statuten moet het bestuur op verzoek van leden een door hen gewenst onderwerp op de agenda van de Algemene Ledenvergadering plaatsen. Een dergelijk verzoek moet schriftelijk worden gesteund door ten minste vijfentwintig leden en moet uiterlijk drie weken voor de datum van de Algemene Ledenvergadering bij het secretariaat zijn ingediend.

5.4 Over zakelijke voorstellen wordt mondeling gestemd. Bij het staken van de stemmen over een bepaald voorstel, wordt dit geacht te zijn verworpen. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. Het door het bestuur benoemde stembureau bepaalt bij twijfel of een uitgebrachte stem geldig of ongeldig is. Over personen wordt schriftelijk gestemd, met dien verstande dat voor het vervullen van een bestuursvacature de kandidaat bij acclamatie kan worden verkozen indien er slechts één kandidaat is. Heeft bij enige stemming over personen niemand de vereiste meerderheid, dan heeft een tweede vrije stemming plaats. Heeft bij deze tweede stemming niemand de vereiste meerderheid gekregen, dan vindt een derde stemming plaats over de twee personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hadden verenigd. Indien bij deze stemming de stemmen staken, dan beslist het lot.

Artikel 6: Bestuur en financiën

6.1 Indien tijdens het verenigingsjaar en vóór het moment van periodieke aftreding één of meer bestuursleden aftreedt/aftreden, dan kunnen de overige bestuursleden in de ontstane vacatures voorzien. In ieder geval dient dit te geschieden indien aan de voorwaarde van art. 13.3 van de Statuten niet meer wordt voldaan. De behartiging van het verenigingsbelang staat daarbij voorop. In de eerstkomende Algemene Ledenvergadering zal het bestuur kandidaten stellen voor deze vacatures.

6.2 De wijze waarop de financiële administratie door de penningmeester wordt gevoerd, wordt geregeld in overleg met het bestuur. De boekingshoofden worden door het bestuur vastgesteld. De penningmeester mag betalingen doen tot bedragen zoals vermeld in de door de Algemene Ledenvergadering goedgekeurde begroting. Tevens mag hij in een verenigingsjaar, na instemming van het bestuur, eenmalig een niet begrote incidentele uitgave doen van maximaal € 2.500,--. Noodgedwongen begrotingsoverschrijdingen behoeven toestemming van het bestuur. Bij ontstentenis van de penningmeester mag elk lid van het bestuur benoemd worden om op te treden als zijn vervanger. Na instemming van het bestuur heeft deze dan dezelfde bevoegdheden als de penningmeester. In geval van onvoorziene ontstentenis of belet van de penningmeester hebben de voorzitter, de vicevoorzitter en de secretaris de bevoegdheid tot het doen van betalingen zoals hiervoor in de derde zin genoemd. Indien tijdens het verenigingsjaar de inkomsten van de vereniging meer dan 10% afwijken van de begroting, informeert het bestuur de leden daaromtrent onder aanduiding van eventueel door het bestuur te treffen of getroffen maatregelen.

6.3 De penningmeester zal zo dikwijls als het bestuur dit verlangt, doch ten minste éénmaal per jaar, opgave doen van de financiële positie van de vereniging. De penningmeester is gehouden om de kascommissie inzage te geven in zijn financiële administratie en haar alle verlangde inlichtingen te verstrekken ter zake van zijn financiële beheer.

6.4 Alle bankrekeningen ten behoeve van de vereniging dienen duidelijk als NedVerTor-rekeningen te zijn geïdentificeerd. In alle gevallen moet een mogelijke gelijkenis of verwisseling met persoonlijke bankrekeningen worden vermeden. De penningmeester is verplicht bij wijzigingen in de bestuurssamenstelling en/of functieverdeling in het bestuur erop toe te zien dat de tekenbevoegdheid bij de bank(en) waarbij NedVerTor een rekening aanhoudt, uitsluitend blijft berusten bij de leden van het bestuur van de vereniging. Op datum van het aftreden als bestuurslid vervallen alle rechten van dat bestuurslid om te beschikken over goederen en/of gelden van de vereniging, op welke titel of op welke wijze dan ook uitgeoefend.

6.5 De penningmeester kan slechts aftreden nadat de kascommissie zijn administratie heeft gecontroleerd en in orde heeft bevonden en nadat hij de onder zijn berusting zijnde bescheiden en overige eigendommen aan het bestuur heeft overgedragen.

Artikel 7: Bestuursvergaderingen

7.1 De secretaris roept de bestuursleden ter vergadering bijeen, stelt in overleg met de voorzitter een agenda op en maakt de notulen van deze vergadering, die na goedkeuring in de volgende vergadering door de voorzitter en de secretaris worden ondertekend en in het archief worden bewaard.

Artikel 8: Commissies

8.1 De door het bestuur ingestelde commissies kunnen permanente commissies of commissies ad hoc zijn.

8.2 Op voordracht van de commissie benoemt het bestuur een voorzitter. De voorzitter van een commissie kan door het bestuur worden uitgenodigd om in een bestuursvergadering verslag te doen van de werkzaamheden, alsmede om de plannen voor te leggen aan het bestuur. De commissies werken zelfstandig naar de richtlijnen van en onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

8.3 Zowel van vaste als van ad hoc door het bestuur ingestelde commissies kan elk lid te allen tijde door het bestuur worden ontslagen of geschorst. Elke schorsing die niet binnen drie maanden wordt gevolgd door ontslag, eindigt door verloop van die termijn.

8.4 In het geval van commissies ad hoc worden deze na het vervullen van de doelstelling ontbonden.

Artikel 9: Website en nieuwsbrief

9.1 De website en de digitale nieuwsbrief zijn de belangrijkste communicatiemiddelen van NedVerTor. De volledige verantwoordelijkheid voor de inhoud, vorm en uitgave van website en nieuwsbrief berust bij het bestuur. Het bestuur kan daarbij overgaan tot het benoemen van een redactiecommissie. De benoeming en het ontslag van de leden van de redactiecommissie berusten bij het bestuur, waarbij ten minste één bestuurslid tevens lid is van de redactiecommissie. In beginsel verleent het bestuur in de redactiecommissie een ruime mate van vrijheid van handelen, echter bij verschil van inzicht beslist het bestuur. Ingezonden kopij wordt in beginsel in de eerstvolgende digitale nieuwsbrief geplaatst, tenzij dit naar het oordeel van het bestuur niet gewenst is. Wijziging van tekst kan alleen geschieden na instemming van de betrokken auteur. Mocht plaatsing van een ingezonden artikel ongewenst worden geacht, dan wordt de inzender digitaal geïnformeerd onder opgave van de redenen van dit besluit. Het hiervoor bepaalde geldt voor zowel de website, de digitale nieuwsbrief alsmede andere communicatiemiddelen van de vereniging.

Artikel 10: Slotbepaling en aansprakelijkheid

Zaken waarin de Statuten of het Huishoudelijk Reglement van de vereniging niet voorziet, worden geregeld door het bestuur. Alle deelnemers nemen geheel voor eigen risico deel aan activiteiten van NedVerTor. De vereniging, het bestuur dan wel individuele bestuursleden of coördinatoren zijn nimmer aansprakelijk voor schade aan personen of goederen van leden of overige deelnemers aan verenigingsactiviteiten.